PER No. 2/ MBU/ 03/ 2023 adalah Peraturan Menteri Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Republik Indonesia tentang Pedoman Tata Kelola dan Kegiatan Korporasi Siginifikan Badan Usaha Milik Negara yang diundangkan pada tanggal 24 Maret 2023.
Ruang lingkup Peraturan Menteri ini meliputi (Pasal 2):
- Prinsip tata kelola BUMN
- Penerapan Manajemen Resiko pada BUMN
- Penilaian tingkat kesehatan BUMN
- Perencanaan strategis BUMN;
- Pedoman kegiatan korporasi signifikan BUMN
- Penyelenggaraan Teknologi Informasi (TI) dan
- Pelaporan
Pedoman Kegiatan Korporasi Signifikan BUMN mengatur mengenai bagaimana BUMN melaksanakan Pengadaan Barang dan Jasa atau disingkat dengan PBJ. Seperti yang kita ketahui bahwa pada aktivitas Pengadaan Barang dan Jasa (PBJ) baik pada Perusahaan Perorangan, Publik maupun BUMN sangat rentan dengan terjadinya Fraud dan/ atau penyalahgunaan wewenang. Petugas PBJ seringkali tergoda untuk mengambil keuntungan pribadi dengan cara melakukan mark-up terhadap barang/ jasa yang dibeli.
Risk Management perlu diterapkan pada proses PBJ untuk memitigasi risiko fraud. Salah satu metode yang dapat digunakan adalah dengan menggunakan e-procurement dimana rekam jejak dapat dipantau dan sulit dihapus. Namun pengadaan e-procurement tergantung dari kekuatan financial yang dimiliki. PER 02/ MBU/ 03/ 2023 sangat jelas dikatakan bahwa wadah digital (digital platform) yang mencakup proses PBJ dari awal hingga akhir (end-to-end system) dapat digunakan.
Mengukur kinerja e-procurement penting untuk memastikan efisiensi, transparansi, dan keberlanjutan proses pengadaan secara elektronik.
Bagaimana kita melakukan identifikasi risiko terhadap PBJ dengan metode e-procurement?
Sebelum melakukan identifikasi risiko, Korporasi (dalam hal ini BUMN) wajib memiliki system pencatatan :
- Data Pengumuman Pengadaan Barang dan Jasa (procurement notification) yang telah dilakukan dan siapa saja penyedia jasa yang terlibat;
- Data pemilihan penyedia yang ikut terlibat secara elektronik (e-tendering);
- Memastikan adanya katalog elektronik (e-catalog);
- Data aktivitas metode penawaran harga secara berulang (e-reverse auction);
- Panel elektronik/ kontrak payung (e-panel/framework contract);
- Sistem monitoring secara elektronik
- Data kinerja Penyedia
- Data keluhan serta penanganan-nya
- Data mengenai sanksi dan rekam jejak (track record) Penyedia.
Pasal 152 ayat 5 b (3) pada PER 2 dikatakan bahwa BUMN wajib memiliki analisis data (data analytics).
Data Analytics dapat digunakan untuk:
- Mengidentifikasi risiko
- Menetapkan toleransi risiko
Mengidentifikasi risiko melalui Aktivitas Data Analytics
Sebelum proses Data Analysis dilakukan terhadap aktivitas Pengadaan Barang dan Jasa (PBJ), beberapa metrik penting untuk dibuat agar pengukuran kinerja e-procurement dapat diukur dan di identifikasi risiko pada e-procurement dapat dilakukan.
Metrik di bawah ini dapat digunakan :
- Persentase Pengadaan Elektronik (e-procurement rate)
- Waktu Siklus Pengadaan (Procurement Cycle Time)
- Efisiensi Biaya (Cost Efficiency)
- Jumlah Penyedia yang berpartisipasi
- Tingkat Kepatuhan (Compliance) Perusahaan
- Kepuasan Pengguna (User Satisfaction)
- Tingkat Otomisasi Proses
- Tingkat Kesalahan Dokumen
- Waktu Pemrosesan Faktur
- Transaparansi Proses
Melakukan identifikasi risiko dengan cara menganalisis data-data yang terdapat pada e-procurement, Perusahaan/Lembaga akan mendapatkan data-data risiko secara objective. Dengan demikian bias dalam penentuan risiko (penilaian secara subjective) pada e-procurement dapat dihindarkan.
Misalnya, setelah ditarik data-data yang berhubungan dengan aktivitas e-procurement dan dianalisis, ternyata didapatkan hindsights bahwa persentase penggunaan e-procurement di bawah 5% pada lembaga tertentu atau pada cabang tertentu. Setelah ditelusuri, ternyata penggunaan e-procurement sangat sulit dilakukan pada lokasi tertentu kerena lemahnya infrastruktur di daerah tersebut (jaringan internet kurang mumpuni) atau penyedia yang terlibat tidak memiliki infrastruktur system informasi yang mumpuni. Bila demikian maka mitigasi risikonya dapat dilakukan dengan menarik PBJ ke pusat saja dimana proses e-procurement dan e-tendering dapat dilakukan secara mudah.
Data Analytics juga sangat membantu manajemen dalam melakukan pemantauan terhadap operasional Perusahaan atau Lembaga. Dengan dashboard Data Analytic, manajemen dapat senantiasa melihat grafik penjualan (misalnya) setiap saat. Bahkan pada rapat Direksi/ Komisaris, tidak perlu lagi menunggu data-data yang akan dibahas dari masing-masing kepala Divisi karena sudah dapat di dilihat dan difilter (untuk periode tertentu) dalam dashboard Data Analytics.
Selain digunakan dalam PBJ dan Manajemen Risiko, Data Analytics dapat digunakan dalam aktivitas:
- Divisi Produksi
- Divisi Distribusi
- Divisi HRGA
- Divisi Keuangan dan Accounting
- Divisi Marketing
- Divisi Kepatuhan & Divisi Pemantauan Pencucian Uang (Perusahaan menghindari agar tidak digunakan untuk aktivitas Money Laundry)
- Divisi Agency
- Divisi Internal Audit (IA)
- Aktivitas Risk Based Internal Audit (RBIA)